Digitalização de documentos e administração da informação

Digitalização de documentos

No universo dos negócios globalizados, a disseminação da informação se tornou corriqueira nas transações. Por esse e outros motivos, o rápido acesso aos documentos é fundamental para promover a eficiências nos negócios. A PrimeTS, entre várias outras empresas é adepta da digitalização de documentos, uma tecnologia que veio para auxiliar nos negócios e dar maior apoio a organização das demandas.

A digitalização de documentos é um método que traz muitos benefícios partindo do principio da conservação de documentos físicos na forma digital, simplificando muitas atividades que são exercidas nos setores administrativos diariamente.

O mecanismo traz as seguintes funcionalidades:

  • Acesso simultâneo do mesmo documento por varias pessoas;
  • Redução do desgaste dos documentos;
  • Redução do espaço físico utilizado para guardar caixas de documentos;
  • Aumento da segurança da informação;
  • Compartilhamento rápido e simples;
  • Baixo custo de implantação;
  • Consulta via internet com segurança e facilidade;
  • Envio de documentos via e-mail;
  • Copias de segurança;
  • Backups;
  • Durabilidade;

A digitalização de documentos traz vantagens e benefícios as companhias de forma clara e eficiente, agilizando o trabalho do cotidiano e melhorando o desempenho das atividades. Sendo que a conservação do documento físico na forma digital aumenta sua durabilidade, pois reduz o manuseio do arquivo evitando manchas, rasgos e deterioração do material. O método também dinamiza o acesso a informação, tornando-a mais rápida e eficaz entre os funcionários e colaboradores.